Der Beruf des Einkäufers in der Schweizer Wirtschaft
Einkäufer-Stellen in der Schweiz verlangen Verhandlungen mit europäischen und asiatischen Lieferanten für Industrie, Pharma, Grossverteiler oder öffentliche Körperschaften. Die Arbeitgeber schätzen den eidgenössischen Fachausweis im Einkauf, kaufmännisches Englisch und oft auch Deutsch. Die meisten Jobs liegen in der Deutschschweiz, während in der Romandie multinationale Konzerne häufig auf Englisch arbeiten.
Als Exportland ohne Rohstoffe importiert die Schweiz Komponenten, Energie und Fertigprodukte. Die Einkäufer sichern diese Warenflüsse für Industrieunternehmen des Genferseebogens, Basler Labors, Detailhändler wie Migros und Coop oder öffentliche Unternehmen wie die SBB.
Industrieller, indirekter und strategischer Einkauf
Der operative Einkäufer erteilt die Bestellungen und überwacht die Termine, der strategische Einkäufer wählt die Lieferanten aus und verhandelt Rahmenverträge. Der indirekte Einkauf umfasst Informatik, Dienstleistungen und Facility Management, ein Bereich, der an den Zürcher und Genfer Hauptsitzen sehr präsent ist.
Basler Pharma und Chemie
Roche, Novartis und ihre Zulieferer rekrutieren Einkäufer für Wirkstoffe, Verpackungen und klinische Dienstleistungen. Die Anforderungen an Qualität und Rückverfolgbarkeit setzen gute Kenntnisse der guten Herstellungspraxis und fliessendes Englisch in einem sehr internationalen Umfeld voraus.
Handel und Rohstoffe in Genf und Zug
Die in Genf, Lugano und Zug ansässigen Handelsunternehmen beschäftigen Profile nahe am Einkauf, mit Schwerpunkt auf Verträgen, Fracht und Finanzierung. Kenntnisse im Trade Finance in der Schweiz sind für diese Stellen ein Vorteil.
Der eidgenössische Fachausweis im Einkauf
Die höhere Berufsbildung der Schweiz bietet den eidgenössischen Fachausweis für Einkaufsfachleute an, der berufsbegleitend vorbereitet wird, danach das eidgenössische Diplom als Leiter Einkauf oder als Supply-Chain-Manager. Der Verband procure.ch ist der Ansprechpartner der Branche in der Schweiz.
Öffentliche Beschaffung: ein eigener Rechtsrahmen
Die Einkäufe des Bundes folgen dem revidierten Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen, jene der Kantone und Gemeinden der Interkantonalen Vereinbarung IVöB. Öffentliche Einkäufer führen Ausschreibungen durch, beachten Schwellenwerte und die Publikation auf der Plattform simap, bei hohen Anforderungen an die Transparenz.
Zusammenarbeit mit der Supply Chain
In Industrieunternehmen arbeitet der Einkäufer täglich mit dem Supply Chain Planner in der Schweiz zusammen, um Bestellungen und Bestände anzupassen. ERP-Systeme wie SAP sind allgegenwärtig, und die Beherrschung der Einkaufsmodule wird in Aargauer oder Waadtländer Inseraten oft erwähnt.
Sprachen: Deutsch, Französisch und Englisch
Die Mehrheit der Stellen befindet sich in der Deutschschweiz, in Zürich, Basel, im Aargau und in Luzern, wo für den internen Austausch Deutsch erwartet wird. In der Romandie arbeiten die multinationalen Konzerne in Vevey, Lausanne und Genf oft auf Englisch, doch die lokalen Lieferanten bleiben französischsprachig.
Vergütung und Einflussfaktoren
Der Lohn hängt von der Grösse des Portfolios, von der Branche und vom Kanton ab, wobei die Basler Pharma und die Zuger Hauptsitze mehr zahlen als die KMU. Der nationale Lohnrechner Salarium des Bundesamts für Statistik erlaubt eine Richtschätzung.
Kennzahlen der Finanzleitungen
Schweizer Einkäufer werden an den erzielten Einsparungen, an der Verringerung der Lieferantenrisiken und an der Einhaltung der Termine gemessen. Der Austausch mit dem Controller in der Schweiz dient dazu, die tatsächliche Wirkung der Verhandlungen auf die Margen zu messen.
Lieferanten, starker Franken und Zoll
Die Stärke des Frankens begünstigt Einkäufe in Euro, doch Zölle, die Mehrwertsteuer bei der Einfuhr und die Ursprungsregeln erschweren die Berechnungen. Die Verfahren des Bundesamts für Zoll und Grenzsicherheit zu verstehen, ist ein echter Vorteil.
Grenzgänger und Homeoffice im Einkauf
Zahlreiche Einkäufer arbeiten in Basel oder Genf und wohnen mit einer Bewilligung G in Frankreich oder Deutschland. Das grenzüberschreitende Homeoffice ist durch besondere steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Abkommen geregelt, die vor der Unterzeichnung mit dem Arbeitgeber zu prüfen sind.
Der Weg zum Einkäufer in der Schweiz
- Wählen Sie eine Zielbranche, Industrie, Pharma, Detailhandel, Handel oder öffentlicher Sektor, je nach Ihrer Erfahrung und Ihren Sprachen.
- Prüfen Sie die erreichbare Bewilligung: L oder B für Europäer, G für Grenzgänger, Kontingente für Angehörige von Drittstaaten.
- Passen Sie Ihren Schweizer Lebenslauf an, mit eingekauften Volumen, betreuten Kategorien, bezifferten Einsparungen und verwendeten ERP-Systemen, zusammen mit einem Foto.
- Legen Sie Ihre Arbeitszeugnisse oder Bescheinigungen mit Aufgaben und Budgets bei, denn Schweizer Arbeitgeber vergleichen sie systematisch.
- Lassen Sie ein ausländisches Diplom über das SBFI oder swissuniversities beurteilen, wenn der Arbeitgeber eine Gleichwertigkeit verlangt.
- Erwägen Sie nach einigen Jahren den eidgenössischen Fachausweis im Einkauf, um in den strategischen Einkauf aufzusteigen.
Einkäuferlohn und einzuplanende Kosten
| Element | Betrag oder Richtwert | Faktoren |
|---|---|---|
| Bruttolohn eines Einkäufers | Richtwert, siehe Salarium BFS | Branche, Kanton, Grösse des Portfolios, strategische Stufe |
| Eidgenössischer Fachausweis im Einkauf | Variable Kurs- und Prüfungsgebühren | Kursanbieter, teilweise Bundessubvention möglich |
| Sozialabzüge der Angestellten | 5,3 % AHV/IV/EO und 1,1 % ALV | Dazu BVG je nach Alter und Kasse |
| Krankenversicherung KVG | Variable Prämie | Kanton, Franchise, gewähltes Modell |
| Wohnen | Hoch in Zürich, Zug und Genf | Günstiger im Aargau, in Solothurn oder im Jura |
Von Einkäufer-Kandidaten verlangte Dokumente
- Schweizer Lebenslauf mit Foto und bezifferten Ergebnissen
- Auf die Branche ausgerichtetes Motivationsschreiben
- Arbeitszeugnisse früherer Arbeitgeber
- Diplome und gegebenenfalls Anerkennung oder Gleichwertigkeit
- Bescheinigungen einer Einkaufsausbildung oder internationale Zertifizierung
- Sprachzertifikate Deutsch oder Englisch
- Pass und Aufenthalts- oder Grenzgängerbewilligung
- Strafregisterauszug für sensible Stellen
Was eine Bewerbung als Einkäufer scheitern lässt
- Einen Lebenslauf ohne Einsparungszahlen und betreute Volumen vorzulegen, obwohl Schweizer Rekrutierende die konkrete Wirkung der Verhandlungen messen wollen.
- Deutsch für eine Stelle im Aargau oder in Zürich zu ignorieren, selbst in einem Unternehmen, das Englisch als Arbeitssprache angibt.
- Arbeitszeugnisse zu vergessen oder vage Bescheinigungen einzureichen, was den Auswahlprozess stark verlangsamt.
- Die Regeln des öffentlichen Beschaffungswesens bei einer Bewerbung bei einem Kanton, einer Gemeinde oder einer Bundesregie nicht zu kennen.
- Auf ein Einkäuferangebot im Fernverhältnis zu antworten, das verlangt, Geld für den Kauf von Ware vorzustrecken: ein häufiger Betrug.
Einkäufer in der Schweiz: Ihre Fragen
Das Gespräch und die Verhandlung bei der Bewerbung als Einkäufer meistern
Für eine Einkäuferstelle gleicht das Vorstellungsgespräch oft einer Verhandlung. Die Rekrutierungsperson beobachtet, wie Sie Fragen stellen, wie Sie zuhören und wie Sie eine Position vertreten, ohne Ihr Gegenüber zu verärgern. Diese Eigenschaften zählen ebenso viel wie Ihre technische Produktkenntnis.
Bereiten Sie zwei oder drei Beispiele aus Ihrem Werdegang vor. Erzählen Sie eine konkrete Situation: ein ausfallender Lieferant, ein neu verhandelter Vertrag, eine erzielte Kostensenkung ohne Qualitätseinbusse. Beschreiben Sie den Kontext, Ihre Massnahmen und das Ergebnis. Schweizer Arbeitgeber bevorzugen überprüfbare Fakten gegenüber grossen Versprechen.
Rechnen Sie auch mit einer Fallübung. Man kann Ihnen eine Liste von Angeboten zum Vergleichen oder ein Pflichtenheft zur Analyse während des Gesprächs geben. Zeigen Sie, dass Sie die Gesamtkosten, die Termine, die Zuverlässigkeit des Lieferanten und die Risiken betrachten und nicht nur den angezeigten Preis.
Achten Sie schliesslich auf Pünktlichkeit und Schlichtheit Ihrer Unterlagen. Legen Sie Ihre Arbeitszeugnisse und Diplome bei und nennen Sie Referenzen, die die Rekrutierungsperson erreichen kann. Vertrauen ist die Grundlage des Einkäuferberufs.
Fragen zu Lieferanten und zur Ethik vorbereiten
Schweizer Unternehmen beobachten das Verhalten ihrer Einkäufer genau. Seien Sie bereit zu erklären, wie Sie mit einem Geschenk eines Lieferanten, einem Interessenkonflikt oder einem Angebot umgehen, das zu vorteilhaft erscheint, um ehrlich zu sein. Die erwarteten Antworten sind einfach: Transparenz, Vergleich mehrerer Angebote und Einhaltung der internen Regeln. Zeigen Sie auch, dass Sie eine dauerhafte Beziehung zu einem Lieferanten pflegen können, ohne von einem einzigen abhängig zu sein. Das setzt voraus, die Qualität zu verfolgen, Verspätungen vorauszusehen und auch bei schwierigen Gesprächen höflich zu bleiben. Diese Eigenschaften beruhigen einen Arbeitgeber, der einer einzigen Stelle ein grosses Budget anvertraut.
Verhandeln und Lieferanten führen: der Einkaufsalltag
Gute Einkäufer verhandeln nicht nur über den Preis. Sie vergleichen Offerten, prüfen Lieferfristen und Qualität und halten Vereinbarungen schriftlich fest. Im Gespräch mit Lieferanten braucht es Geduld, Vorbereitung und ein gutes Gespür dafür, wann ein Entgegenkommen sinnvoll ist.
Im Vorstellungsgespräch werden Sie häufig nach einer konkreten Verhandlung gefragt, die Sie geführt haben. Bereiten Sie ein Beispiel vor, in dem Sie Ausgangslage, Vorgehen und Ergebnis klar schildern. Beziehungen zu Lieferanten entstehen über Jahre, daher überzeugt ein fairer, verlässlicher Stil mehr als hartes Auftreten.
Ist der eidgenössische Fachausweis im Einkauf obligatorisch, um Einkäufer zu sein?
Nein, das Gesetz verlangt keinen Titel. Der eidgenössische Fachausweis im Einkauf wird von Schweizer Arbeitgebern jedoch sehr geschätzt und erleichtert den Zugang zu Stellen mit Verantwortung, besonders in Deutschschweizer Unternehmen und im öffentlichen Sektor.
Kann man in der Schweiz als Einkäufer arbeiten, wenn man nur Französisch spricht?
In der Romandie ist das möglich, vor allem in Waadtländer, Genfer oder Walliser KMU. In multinationalen Konzernen wird fast immer Englisch verlangt, und Deutsch öffnet den Zugang zu den meisten Angeboten im Land.
Worin besteht der Unterschied zwischen Einkäufer und Supply Chain Planner?
Der Einkäufer wählt die Lieferanten aus, verhandelt Preise und Bedingungen und verfasst die Verträge. Der Planer organisiert Bedarf, Bestände und Warenflüsse anhand der Prognosen. In Schweizer KMU übernimmt manchmal dieselbe Person beide Rollen.
Haben öffentliche Einkäufer einen besonderen Status?
Sie sind beim Bund, bei einem Kanton oder bei einer Gemeinde angestellt und wenden die Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen an. Ihr Lohn folgt in der Regel einer Skala des öffentlichen Dienstes, die bei der betreffenden Verwaltung einsehbar ist.